求索集-第四-人人都是PM, 从转发一封邮件说起
最近干活儿遇到不少问题, 一一解决并不为难, 但找到背后的根源, 从流程机制上找到避免方案又似乎挺麻烦, 而且看起来还得引入更多的人, 这ROI实在是低的可以, 所以只好先搁置起来做更主要的的事情. “不要在毛坯房里雕花”, 这话说得深得我心.
改革开放以来, 各种新型企业新型业务蓬勃发展, 其中称得上耳熟能详的工作, 非PM莫属. 翻开一个部门的架构图, 说不定你会看到满屏PM. 当然, 这里的PM既可能有Product Manager, 也可能有Project Manager, 但说到底, 都是一回事儿. 做Product, 您得通过Project做吧? 做Project, 您得搞出Product吧? 更何况, Project和Product都是Pro前缀, 有向前的意思. 做product做project, 都得向前看不是.
Project Product都是P, 论证完毕.
Product也好, Project也罢, 可大可小. 搞个登月project, 那是大的, 给同事写封邮件, 那是小的. 所以理论上, 我们每个人每每时每刻都在做project, 也都会产出product, 而且很多情况下, 其实不同人做的都是一个类型的project, 然后产出一个类型的product. 但同样的东西, 不同人做出来, 那也是千差万别, 三六九等. 今天, 我就想聊聊, 一个小小的project, 写邮件, 怎么能搞的好一点.
人人都是PM, 而写邮件也是个P, 论证完毕.
坦白说, 以前我是挺喜欢写邮件的. 打电话吧, 你接不接是这个问题, 接了以后愿不愿意听我讲是个问题,听我讲了你愿不愿意回答我是个问题,你回答我了我能不能听懂还是个问题. 不如我干脆把想说的事儿直接咔咔咔写出来, 然后发给你, 也不用担心你接不接, 反正有时间回复我就行呀; 也不用担心你愿不愿意听我讲, 反正我都写出来了; 也不担心你愿不愿意回答我, 反正大不了我再发个邮件催就是; 也不担心你的回答我看不懂, 反正现在翻译都基于AI了, 大概意思怎么也能猜个八九不离十.
好的, 邮件是工作中重要的沟通工具, 论证完毕.
我大概算了一下, 大概每天收到的邮件再几十封左右, 而这些邮件大概是这么个比例:
大约 50%是直接删了就行的;
大约 30%不需要马上看, 但需要存起来将来当个参考;
大约10% 很重要, 但不需要回复什么有价值的信息, 说个谢谢就行;
大约 10% 是真正需要回复的, 而且需要很认真的回复.
我大概每天写5-8封新邮件, 而不是回复人家的. 这些邮件中, 输出信息和要求人家向我输入信息的大约各占一半. 这是一件好事, 因为之前我要求人家向我输入信息的邮件占比在80%以上. 说明我已经从信息输入者慢慢向信息输入输出平衡者迈进, 好事.
写邮件, 第一种最常见的是转发. 说实话, 转发类邮件看起来没什么, 无非就是把Group A 讨论的结果原封不动发给Group B. 但其实这类邮件至今都是我最为头大的, 无论读还是写. 有时候收到同事转发的邮件, 哐当, 人家原封不动就把包含十几轮讨论的邮件给转过来了, 正文只有一句”以下是关于XXX的讨论, FYI / FYR” … 真的, 这是我心里大概奔腾的那个马恐怕不少于1000匹. 因为我连XXX这个概念是怎么回事都完全不知道. 最后, 我只能如此安慰自己:
我本来就不是这个信息的目标接收者, 人家发给我真的只是想让我FYI, 人家就是客气客气…
这种转发的结果, 可想而知. 不过还好, 目前没出现过”我已经发给你了, 你怎么会不知道? 你没看见邮件里XXX是怎么说的” 这样的指摘, 只能说同事人品好, 我运气还不差.
写转发类邮件, 看起来容易, 实则不一定. 原因很简单, 要把Group A的讨论结果发给B, 还要说清楚故事的背景, 而且很多时候讨论的过程也是有价值的, 那么转发这种邮件时, 如何怎么能把来龙去脉说清楚, 还要加上自己的想法, 对于患有”写作文浑身肚子疼综合征”二十多年的老病友而言, 简直就是煎熬.
所以这种邮件, 我比较喜欢这么分析:
- 这封邮件真的需要转发吗? 古龙先生说过”其实仔细想想, 这个世上并没有什么是非做不可的”. 我深以为然. 我们每天要面对的那么多问题, 要做的那么多事, 实际上能产生价值, 或者对核心目标有效的, 无非就是那么20%, 剩下的, 要么就是自己没想明白, 要么就是有必要的加戏. 所以说到底, 这封邮件, 真得有必要转发么? 你转发一封邮件的目的是什么?
初始发件人把给我的邮件发错了, 所以人家要转给我 -
- 好的, 这个理由足够OK, 这应该是转发邮件的第一理由, 没有争议.
这个信息对另一群人是有效的, 但这群人并未加入这次讨论
- 嗯, 听起来不错, 没有争议
展示自己的能力或者工作成果
- 等等吧.
这类邮件, 其实是最难处理的. 我哐哐哐干了半天, 然后悄么声就过去了, 不好, 不好, 尤其之前的邮件loop里居然没有领导, 也没有我的同事们, 这怎么得了? 难道我就甘心于在你们眼中我只是个插科打诨的家伙?
但正是这种心理, 反而往往会导致转发的邮件让人莫名其妙, 一头雾水. 这也正是很多时候最困扰我的一类转发邮件. 好消息是, 这类邮件我也没少发, 所以算下来不亏…
这就要进入我们的第二个思路,
这封邮件到底能给别人创造什么价值?
转个邮件不算什么, 大不了接收者嘿嘿一笑扔进垃圾堆. 但我们的功夫不就白费了? 所以这也是确定好要转发邮件后, 第二个要面对的, 就是, 转发这封邮件, 到底能为别人创造什么价值? 比如:
我提出了一个新思路 / 新方法
我发现了一个新问题
我提供了新的信息, 或者信息来源
我介绍了新的沟通渠道 / 创建了新的loop
我觉得, 如果以上都不符合, 仅仅是为了存在感, 我觉得还是省省吧, 除非您是领导或负责人. 有那个功夫, 多干点活儿少加会儿班岂不美哉?
第三步, 已经决定如何转发了, 那么怎么写这类邮件呢?
咱们先分析分析这类邮件的结构. 这类邮件显然就两个部分, 一个是篇幅最大的邮件主体, 里面是之前的邮件群聊记录, 一个是你输入的内容, 而且你输入的内容是在主体的上面.
那么很明显, 这类邮件, 我的理解有两种写法:
- 第一种, 如果你是想表达你自己的观点, 下面的邮件群聊仅仅是作为佐证, 那么最好的办法就是一开篇就抛出你的结论, 然后有必要的话介绍一下问题的背景, 对于转发的讨论过程中, 你认为最核心的内容, 最好是能直接截图放到你的邮件正文里, 就不要让大家自己再下面看了. 让大家把时间和精力集中在阅读您的精彩观点部分, 多么美好的事情~~~
- 第二种, 我想分享信息. 那么这里我比较倾向于把人家的信息要点总结出来, 这点其实我很欣赏这种<<一张图读懂XXX>>的形式, 把关键信息简明扼要的罗列出来, 千万不要让人家自己去下面长长的邮件讨论过程中去找.
第三种, 如果你仅仅想让大家了解讨论的过程, 了解你在讨论中的风采, 那么相信我, 我不想, 没人想. 所以这类邮件, 如果挖掘不出对别人有价值的信息, 那还是自己收藏起来的好
六
借由转发邮件这类事情, 其实我也一直希望做一件事情, 就是在每天闷头哐哐打字之余, 能有时间抬起头想想, 想想自己做了什么, 想想自己还要做什么. 我们每天都在做着大量的事情, 为他人提供各种大大小小的Product. 这些Product很多时候没有明确的好坏标准, 使用者也不一定回给你反馈, 那么, 如何经营好自己的Product, 如何经营好自己的Project, 我想, 这应该是经营好自己人生的一部分.
人生没有重来, 时光不可虚度, 为何不让我们更好玩儿一点呢, 是吧:)